Site Yönetim Yazılımı Nedir ve Nasıl Çalışır?
Site Yönetim Yazılımı, Sanal santral veya IP Pbx Santral ve Sesli Yanıt Sistemi (IVR) kullanılarak, site, rezidans ve iş merkezi yönetimlerine profesyonel ve dijital çözümler sunarak tüm yaşam alanlarının eksiksiz ve pratik bir şekilde yönetilmesini sağlayan yazılımdır.
Özellikler
- Site Yönetim Yazılımı Ne İşe Yarar ?
Site yönetimlerinin, site sakinleri ile aralarındaki, aidatlara yönelik sorulara cevap verme ve sistem üzerinden ödeme durumları, bunların raporlanması ayrıca site yönetimlerinin, site sakinlerine yönelik bilgilendirme ve iletişim durumları, site yönetimlerinin temel hizmetlere yönelik, tesis hizmetlerine yönelik, güvenlik hizmetlerine yönelik, personel hizmetleri ve takibine yönelik işlerin raporlanması ve yürütülmesinin bu yazılım ile sağlanması mümkündür.
- Avantajları Nelerdir?
Özellikle site, rezidans ve büyük iş merkezi gibi yerlerde, site veya rezidans sakinlerinin sürekli telefonla aramaları ve aidatlarını sormaları ve bunların hızlı ve doğru olarak cevaplandırılması ciddi bir iş gücü gerektirmektedir. Bu yazılım sayesinde, Sesli Yanıt Sistemi (IVR) kullanılarak, cevaplama telefondan tuşlama yönetimi ile tamamen otomatik olarak yapılmaktadır.
- Site Yönetim Yazılımı Nasıl çalışmaktadır?
Site Yönetim Yazılımı telefon üzerinden yapılan tuşlamaya göre otomatik olarak veri tabanından borcu sorgulayan ve site sakinini cevaplayan sistem, akabinde bu borcun hemen tahsil edilip edilmemesi sorusunu sormaktadır. Şayet site sakini borcun hemen ödenmesi ile ilgili tercihini tuşlayarak iletirse, bu defa sistem sanal post üzerinden, protokol yapılmış banka sistemine entegre olarak, tahsilatın yapılmasını sağlamaktadır. Tahsilat gerçekleştikten sonra, tekrar ana sisteme dönerek, borcun kalmadığı teyit edilip, site sakinine söylemektedir. Bu şekilde, bu iş ile ilgilenen personelden site yönetimi büyük tasarruf sağlamaktadır. Düşük Yoğunluk Yönlendirme: Yönlendirme, çağrı yoğunluğuna göre ayarlanabilir. Örneğin, bir departmandaki çağrı trafiği yüksekse, yönlendirme diğer departmanlara yapılabilir.
Site Yönetim Yazılımı için neler gereklidir ?
Muhasebe Programı : Öncelikle, mevcutta kullanılan muhasebe programının database (veri tabanı) özelliğine sahip olup olmadığı, planlamış olunan projeye cevap verip veremeyeceği hususu incelenmelidir. Mevcutta veri tabanı özellikli muhasebe programı yoksa alınmalıdır.
Sanal Pos Entegrasyonu : Şayet mevcut muhasebe programı, veri tabanı olarak projeye destek verebiliyor ise veya veri tabanı özellikli yeni muhasebe programı alındı ise ikinci aşamada anlaşmalı olunan banka ile irtibata geçip, sanal post entegrasyonu sağlanmalıdır. Bu işlem bedeli karşılığı firmamız tarafından da sağlanabilir. Ya da ilgili birimlerden bu yazılım hazır olarak temin edilebilir.
Santral Seçimi : Sonra, sesli yanıt sistemi (IVR) görevini üstlenecek olan firmamızın fiziki veya sanal santral seçeneklerinden birinin tercih edilmesi gerekmektedir. Ürünler başlığında yer alan 3 çeşit fiziki IP PBX santral santralimizden hepsi de bu işlem için uygun birer santraldir. Bu tercihte, sadece IP PBX santral ücreti karşılanacak olup, onun dışında aylık bir ödeme gerekmeyecektir.
Sanal Santral Ücreti : Ancak, sesli yanıt sistemi, firmamızın sanal santrali üzerinden yapılması tercih edilirse, bu defa da cüzi tutarda Sanal Santral aylık ücretinin ödenmesi söz konusu olacaktır. Firmamız uhdesindeki Sanal Santral tarafında, özellikli bir sanal sunucu kullanılmaktadır. Aylık olarak alınan ücret bu sanal makinanın barındırma ve bant genişliği kullanım ücretidir. Ses kayıtları sanal santral tarafından tutulur ve hard disk kapasitesine bağlı olarak bir süre muhafaza edilir. Daha kapsamlı bir arşivleme için FTP alanı alınması icap edebilir.
Ara Birim (İnterface) Yazılımı : Bu tercihlerden ve kurulumdan sonra, tüm bunları koordine edecek olan ara birim (interface) yazılımı gerekecektir. Asıl program desteği burada söz konusu olmaktadır. Burada da Firmamız tarafından müşteriye bir esneklik sağlanabilmektedir. Müşteri bu ara birim programını bizden temin edebileceği gibi, dışarıdan da temin edebilmektedir.
Alternatif Seçenek : Tüm bunlardan bağımsız olarak, müşteri opsiyonel olarak, site aidat yönetimi hazır programı satın alabilir ve bunun kendi sistemleri ile entegrasyonunu isteyebilir. Böyle bir örnek, İstanbul’da Beylikdüzü ilçesinde bir sitede tarafımızdan yapılmıştır. Sitede mevcutta hazır yazılımı varken, site yönetiminin bizim firmamızdan satın aldığı santralle, sesli yanıt sistemi gereksinimleri karşılanmış ve tüm entegrasyonlar bizim tarafımızdan sağlanarak otomasyon işlemi tamamlanmıştır. Şu anda sorunsuz olarak çalışmaktadır.
Diğer Notlar
Projenin uygulanması aşamasında her türlü teknik destek ile firmamız, müşterinin yanında olmaktadır. Bütün bu yazılım ve aplikasyonların pazarlaması ve satışı bayilerimizce de yapılabilmektedir.
